Organsiation och verksamhetsplanering

Inledning

Detta dokument ska finnas som en vägledning för Hudik/Björkberg IBK. Dokumentet innehåller H/B IBKs målsättning, en beskrivning av organisationens uppbyggnad, verksamhetsidé och ekonomi samt hur kansliet, kommittéerna samt ledare, och spelare ska fungera tillsammans och utåtriktat.

Detta dokument ska delges alla som är delaktiga i H/B IBKs verksamhet, styrelse, ledare och spelare.

Vision och målsättning

Vision

H/B skall vara den ledande föreningen inom innebandy i Hälsingland med både bredd och topp.

Syfte

H/B ska vara den ledande föreningen inom innebandy i Hälsingland samt ha en organisation som både verksamhetsmässigt och ekonomiskt fungerar för både bredd och topp.

• Barn och ungdom ska ges möjlighet till en innehållsrikare fritid genom att utöva innebandy som lek eller tävling.
• Göra innebandysporten attraktiv såväl för aktiva, ledare som andra intressenter.
• Genom framgångsrika representationslag och en bra organisation göra föreningen till ett attraktivt val för aktiva att utverka innebandysporten.

Målsättning

H/B IBK ska via en stark ungdomsverksamhet, god ekonomi och god samverkan med övriga samhället, skapa en verksamhet som innebär att föreningen har en ledande position inom innebandy såväl sportsligt som organisatoriskt.

• Senast säsongen 2012/2013 skall herrlaget vara etablerat i division 1
• Senast säsongen 2010/2011 skall damlaget vara etablerat i division 2
• Nystart av 2 knattelag varje år
• Alla verksamhetsgrenar skall bedriva sin verksamhet inom, av föreningen, givna ramar
• Ett årligt positivt ekonomiskt resultat för föreningen motsvarande 5% av omsättningen

Grundläggande värderingar

Föreningen jobbar aktivt, tillsammans med Sisu, vad gäller att skapa en gemensam kultur och värdegrund om hur man i denna förening förhåller sig till varandra. Detta gäller både deltagare i lag, ledare och föräldrar.

Organisation

Hudik/Björkberg IBK (H/B) bildades 1996 genom en sammanslagning av två av Hudiksvalls dåvarande innebandyföreningar Hudik City IBK och Björkbergs IBK. Det nybildade H/B spelade säsongen 1996/1997 i div 1 Södra Norrland för herrar och div 1 NV för damer.  

Klubben har spelat i elitserien 1997-98 med damlaget och med herrlaget i 2 säsonger 2001-03.

Ungdomsverksamheten har under dessa 12 år då föreningen varit verksam vuxit och antalet lag har hela tiden ökat.

1996 fick föreningen ett eget kansli med egen kanslist

Idag är Hudik/Björkberg IBK den ledande föreningen i Hudiksvall och Hälsingland vad gäller antalet lag och en förening med verksamhet både på dam- herr- och ungdomssidan.

Föreningens upptagningsområde är Hudiksvalls kommun.

Antalet medlemmar i föreningen är i dag 333 st.

Organisations schema

Trädet som visar hur det ser ut från styrelsen och ut till kommitteer finns, men inte i denna text. Om man laddar ner hela org och verksamhetsplan 08/09 så finns det med.

STYRELSE

Väljs på årsmötet och är föreningens verkställande organ. Styrelsens sammansättning regleras i föreningens stadgar.

Arbetsuppgifter

-          Verkställa av årsmötet fattade beslut

-          Ansvara för verksamheten

-          Utse ledamöter till kommittéerna

-          Tillseatt föreningens regler efterföljs

-          Utveckla föreningen mot framtiden

-          Besluta om utbildningskrav för ledare och tränare

-          Beskriva nyckeltal för utvärdering av verksamhetens ekonomi

-          Sätta upp mål för tävlingsverksamheten

Befogenheter

Styrelsen har befogenheter enligt klubben stadgar och enligt det som bestäms på årsmötet.

Ansvar

Styrelsen ska inom ramen för Riksidrottsförbundets, Svenska Innebandyförbundets och Hudik/Björkberg IBKs stadgar svara för föreningens verksamhet samt tillvarata medlemmarnas intressen vilka beslutas på årsmötet

KOMMITTEER

Samtliga kommittéer verkar för föreningen som helhet.

Formellt utser styrelsen ledamöter i de olika kommittéerna men kommittéerna rekryterar själva och föreslår erforderligt antal personer. Styrelsen utser inom sig en kontaktperson till respektive kommitté. Detta för att  ha ett nära samarbete mellan kommittéerna och styrelsen.

Varje kommitté utser en sammankallande som vid behov är adjungerad i styrelsen.

Arbetsuppgifter

Att arbeta med föreningens mål genom att effektivt sköta sina respektive verksamhetsområden

Befogenheter

Kommittéerna har befogenheter enligt delegation från styrelsen

Ansvar

Varje kommitté svarar inför styrelsen och upprättar årligen en verksamhetsplan. Kommittéerna har möten vid behov. Protokoll rekommenderas för större frågor och beslut. Vid varje möte ska minnesanteckningar föras.

Marknad - Ekonomi

7 st (1 kansli-1 kassör-4 sponsor-1 material)

Arbetsuppgifter

-          Kansli

Fungera som en serviceverksamhet gällande administrativa och praktiska uppgifter. Kansliet ska fungera som en sammanhållande länk dit medlemmar och andra kan vända sig för information.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

o   ekonomisk administration

o   medlemsregister

o   post- o mailhantering

o   skriv- och kopieringsservice

o   bidragssammanställningar

o   adm av lotterier

o   adm av tävlingar och matcher

o   anmälan till serier, cuper mm

-          Kassör (vissa uppgifter görs i samarbete med kansliet)

o   Upprätta budget för verksamhetsåret

o   Betala och ställa ut fakturor

o   Bokföra

o   Kontinuerligt följa upp den ekonomiska ställningen i föreningen och rapportera till styrelsen

o   Upprätta årsbokslut

-          Sponsring

o   Arbeta aktivt för att säkerställa att föreningen får in sponsorinktäkter enligt budget

o   Upprätthålla kontakter med sponsorerna

o   Ordna en sponsorsaktivitet/säsong

o   Samtliga sponsorskontakter som tas från respektive lag ska stämmas av med sponsoransvarig

-          Materialansvar

o   Köpa in material till föreningen

o   Samla in och fördela matchdräkter efter/inför varje säsong

o   Fördela förbrukningsmaterinal t ex bollar, viss medicinsk utrustning (t ex kylpåsar)

Barn-ungdom

2 sammankallade  

Arbetsuppgifter

-          utarbeta en policy för hur knatte- och ungdomsverksamheten i föreningen ska bedrivas, denna skall godkännas av styrelsen

-          säkerställa att samtliga lag, ledare och föräldrar efterlever policyn

-          fördela erhållna träningstider mellan ungdomslagen

-          varje säsong starta upp 2 nya knattelag, ett flicklag och ett pojklag

-          kontinuerligt rekrytera nya ledare till knatte- och ungdomsverksamheten

-          tillse att tränare/ledare har planerings- och uppföljningsmöten med ungdomskommittén

-          tillse att tränare/ledare har informationsträffar med laget och föräldrar före, under och efter säsong

-          Tillse att tränare/ledare deltar i utbildningar som bedrivs inom föreningen och att tränare/ledare har den utbildningsnivå som föreningen beslutat

Sportkommittè

1 sportchef, 2 hallfrågan

Arbetsuppgifter

-          Sportchefen ansvarar för kommittéen

o   Sköta den sportsliga och tävlingsinriktade verksamheten. Gäller föreningens junior- och seniorlagsverksamhet, såväl på dam- som på herrsidan.

o   Utse ansvariga för juniorlag samt dam- och herrlag

o   Rekrytera tränare

o   Upprätta kontrakt med spelare och tränare

o   Upprätta listor över spelare som kan vara aktuella att värva

o   Bygga ett kontaktnät inom innebandyn för att ha kontroll över spelare som kan vara aktuelle för våra lag

o   Verkställa att dam- och herrlagen har fadderverksamhet med ungdomslagen

o   Ha övergripande kontrollen över att våra lag anmäls till seriespel och DM

o   Hålla kontakten med SIBF, Hälsinglands IBF

o   Driva frågan om ny Sporthall i Hudiksvall

Arrangemang

1 arrangemangsansvarig

1 cafeteriaansv (3-5 personer)

Arbetsuppgifter

-          Ansvara och fördela uppgifterna för arrangemangen på a-lagsmatcherna

-          Ansvara för cafeteriaverksamheten

-          Annonsering i samband med arrangemang

-          Matchprogram

-          Hantera övrig försäljning, t ex lotterier

-          Övriga arrangemang t ex luftkuddeland, sportpasset

Övrigt

Material

Föreningens färger på matchdräkter är:

A – stället     Blå/Blå/Blå   (tröja/byxor/strumpor)

B – stället      Vit/Blå/Blå

Föreningen tillhandahåller matchdräkter som ska återlämnas till föreningen efter säsongens slut eller när spelaren lämnar föreningen av annan anledning. En matchdräkt anses innehålla en matchtröja och ett par shorts. Matchstrumpor i den färg som anvisas av föreningen skall respektive spelare själv köpa.

Till föreningens målvakter tillhandahålls matchdräkt innehållande matchtröja och byxor övrig utrustning står spelaren själv för då dessa anses som personliga.

Föreningens policy är att i första hand köps ny utrustning in uppifrån. Äldre utrustning får då ett naturligt flöde neråt i leden. Besluten om inköp av ny utrustning tas av inköpsansvarig (ytterst styrelsen på inrådan av marknad-ekonomikommitten)

Föreningen tillhandahåller även lättare medicinsk utrustning, givetvis efter behov från respektive lag. Föreningen anser dock att behovet blir större ju högre nivå spelarna tillhör.

Ekonomi

Utgångspunkten inom föreningen är att alla lag i föreningen skall dra in lika mycket som de kostar. Alla spelare blir på så sätt skyldiga att skapa de ekonomiska förutsättningar för sitt eget idrottande.

Dock gäller att seniorlag ska delvis jobba in egna pengar men även upprätthållas av sponsorer.

Av ungdomar och seniorer kommer en adm avg att tas ut för att täcka kostnader för arrangemang och kansli Ungdomslagen får också stödja a-lagsverksamheten genom arbetsinsats på a-lagsmatcherna.

Innebandyverksamheten

 Hur ska den bedrivas i föreningen?

 Ledare förväntas att

-          Visa klubbkänsla och arbeta efter föreningens målsättning

-          Delta i de möten som föreningen kallar till

-          Respektera alla spelare på ett likvärdigt sätt

-          Uppträda som goda medmänniskor mot tränare, spelare och funktionärer oavsett tillfälle

-          Komma väl förberedd till träningar, matcher och andra arrangemang

-          Agera sportsligt mot domare och motståndare

-          Aldrig använda droger när man representerar föreningen

-          Delta i de utbildningar som föreningen erbjuder

-          Följa de av föreningen upprättade regler och policies

Spelare förväntas att

-          Visa klubbkänsla

-          Ställa upp för varandra

-          Visa respekt för varandra

-          Följa de normer och regler som ställs upp av föreningen och respektive lag

-          Ställa upp för de arbeten och arrangemang som är obligatoriska för respektive lag

-          Visa vilja och engagemang för såväl innebandyspelet, laget och föreningen

-          Agera sportsligt mot domare och motståndare

-          Spelare i seniorlagen ska uppträda som en förebild för de yngre spelarna i föreningen

-          Tidsenligt betala avgifter

-          Aldrig använda droger när man representerar föreningen